Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Na początku warto określić tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Na etapie briefu dobrze określić przewidywaną liczbę uczestników, organizację transportu oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Część programu wymaga odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a później analizuje dostępnych wykonawców. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Dobrze wcześniej określić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i odpowiednie zaplecze. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+